A COMUNICAÇÃO É FERRAMENTA DE GESTÃO

Por Adilson Neves

A comunicação é uma ferramenta indispensável nos dias atuais, principalmente quando dispomos de tantas ferramentas tecnológicas, cuja velocidade de reinvenção nos assusta. Mas, vamos a uma pergunta básica: Quanto tempo você como profissional ou executivo de empresa despende interagindo e se comunicando com seus públicos internos e externos e quanto tempo você despende trabalhando sozinho? Talvez você nunca tenha feito esta pergunta a si próprio; no entanto ela é fundamental para que você possa entender melhor a dinâmica e as implicações do seu trabalho, e quais os requisitos para o seu sucesso.

Estudos da FGV indicam que 80% do tempo do profissional ou executivo na empresa são gastos em trabalhos interativos, isto é, com pessoas ou interagindo com pessoas: conversando, atuando junto, trocando informações e idéias, negociando etc.. E os outros 20% é utilizado em trabalho solo, isto é, o profissional trabalha sozinho, seja produzindo algo, preparando relatórios, pesquisando, planejando, organizando-se etc.

Os 80% do tempo usado em trabalhos interativos estão distribuídos da seguinte maneira: 40% em reuniões a dois; 10% em reuniões em grupo mais de dois; 15% em telefonemas (dados e recebidos); 15% em e-mails e correspondências (enviados e lidos).

Trabalho interativo somente poderá ser eficaz se os profissionais nele envolvidos possuírem a necessária competência e habilidade de comunicação. Sem uma boa comunicação não é possível haver uma boa interação. Comunicação é o ato ou efeito de tornar algo comum; é compreender o outro e ser por ele compreendido; é a capacidade de trocar ou discutir idéias, de dialogar, de conversar, com vista ao bom entendimento entre pessoas; é o ato ou efeito de emitir, transmitir e receber mensagens.

A maior parte do tempo de um executivo é utilizada em atividades de interação. O desempenho e resultado de um profissional da empresa são obtidos, na sua grande parte, não do seu trabalho solo, e sim, do seu trabalho interativo.
E as atividades interativas exigem de todos os seus participantes boas habilidades de comunicação. Um executivo ou profissional que não se comunica bem terá dificuldades em desempenhar a contento suas funções, papéis e atividades profissionais.

As habilidades de comunicação constituem uma das mais importantes competências que um executivo ou profissional na empresa deve possuir. Transmitir informações, obter informações, pedir providências, interagir com pares, chefes, subordinados, clientes, trabalhar em equipe, motivar pessoas são incumbências que exigem habilidades básicas em comunicação. Vamos a alguns exemplos dessas habilidades:

- Verbalizar idéias de forma concatenada, objetiva, concisa, exata e clara.
- Transmitir informações e briefings de forma clara e objetiva melhorando a coordenação de ações.
- Solicitar e obter informações precisas e confiáveis melhorando a tomada de decisões.
- Ouvir ativamente, melhorando a sua compreensão e a interação com seus interlocutores.
- Fazer perguntas de clarificação e aprofundamento.
- Dialogar e refletir conjuntamente com outras pessoas.
- Conduzir reuniões eficazes.
- Participar de reuniões de forma efetiva e plena, contribuindo ativamente com idéias e sugestões.

As habilidades de comunicação de um executivo ou profissional de empresa dependem de, pelo menos, três dimensões ou esferas diferentes:

1. Comunicação propriamente dita.
2. Relacionamento Interpessoal.
3. Autodisciplina e Auto-Organização no pensamento e na ação.

A competência e a habilidade nas três esferas é vital para uma boa comunicação. Cada uma das três esferas é por sua vez constituída de diferentes componentes.

Para se ter uma boa e efetiva comunicação o profissional precisa desenvolver equilibradamente as habilidades em todos os componentes das três esferas. Ter o domínio de apenas alguns dos componentes não é suficiente para se ter uma boa comunicação.
- Comunicação é um relacionamento, é um encontro e interação entre as pessoas.
- É a capacidade de pensar objetivamente e refletidamente obre as coisas.
- É o talento de escrever coisas no papel.
- É a sabedoria de não falar sem refletir.
- É o talento de verbalizar as idéias de forma concatenada, objetiva, concisa, exata e clara.
- É fazer-se compreender e ser compreendido.

É fundamental que cada profissional, no seu dia a dia na empresa, se empenhe continuamente na melhoria da sua comunicação e tenha como objetivo permanente:

- Desenvolver e melhorar a habilidade de verbalizar as idéias de forma concatenada e precisa.
- Transmitir informações e briefing de forma clara e objetiva melhorando a coordenação de ações.
- Solicitar e obter informações precisas e confiáveis melhorando a tomada de decisões.
- Desenvolver a habilidade da escuta ativa, melhorando a compreensão e a interação com o seu interlocutor.
- Dar, buscar e receber feedback de forma construtiva.
- Desenvolver a habilidade de fazer perguntas que facilitam a compreensão, a clarificação e o exame de novos ângulos e dimensões do assunto tratado.
- Desenvolver as habilidades de pensar, dialogar e refletir conjuntamente com outras pessoas de forma produtiva e objetiva.